Toàn bộ quy trình nhập chính ngạch: giấy tờ, chi phí, vận chuyển, line hàng

Posted by

On Tháng 8 1, 2025

Chức năng bình luận bị tắt

Bạn là một Startup đầy nhiệt huyết, một chủ doanh nghiệp SME đang muốn mở rộng kinh doanh, hay đơn giản là một cá nhân lần đầu thử sức với hàng hóa nước ngoài? Chắc hẳn bạn đã nghe đến nỗi ám ảnh “tắc biên”, hàng hóa bị giữ lại vô thời hạn, chi phí phát sinh không kiểm soát khi đi theo đường tiểu ngạch. Đó là lý do tại sao nhập hàng chính ngạch đang trở thành xu hướng tất yếu, là con đường “chính đạo” giúp hoạt động kinh doanh của bạn trở nên bền vững, chuyên nghiệp và an toàn.

Nhưng… nhập khẩu chính ngạch nghe có vẻ phức tạp quá phải không? Nào là giấy tờ, thủ tục hải quan, thuế phí lằng nhằng… Đừng lo! Bài viết này sẽ là cuốn cẩm nang “cầm tay chỉ việc” dành cho bạn, giải mã toàn bộ quy trình từ A đến Z một cách đơn giản và dễ hiểu nhất. Hãy cùng nhau chinh phục con đường kinh doanh lớn này nhé!

1. Nhập Hàng Chính Ngạch Là Gì & Vì Sao Đây Là “Chân Ái” Cho Doanh Nghiệp Việt?

Để bắt đầu, chúng ta cần phân biệt rõ ràng hai con đường nhập hàng phổ biến nhất hiện nay. Hiểu được sự khác biệt này chính là chìa khóa để bạn đưa ra lựa chọn chiến lược cho doanh nghiệp của mình.

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức giao thương quốc tế chính thống, hợp pháp 100%. Mọi hoạt động đều diễn ra công khai, minh bạch, có hợp đồng mua bán rõ ràng, hàng hóa được vận chuyển qua các cửa khẩu quốc tế (đường biển, hàng không, đường bộ), được khai báo hải quan và đóng thuế đầy đủ theo quy định của nhà nước. Khi hàng về đến tay, bạn sẽ có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ để hạch toán và lưu hành sản phẩm một cách đường đường chính chính.

Ngược lại, nhập khẩu tiểu ngạch thường là hình thức trao đổi hàng hóa của cư dân biên giới, đi qua các lối mở, đường mòn. Thủ tục có vẻ đơn giản hơn nhưng thiếu tính ổn định và tiềm ẩn cực kỳ nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt khi chính sách biên mậu thay đổi đột ngột.

TIÊU CHÍ	NHẬP KHẨU CHÍNH NGẠCH	NHẬP KHẨU TIỂU NGẠCH
Pháp lý	Hợp pháp, minh bạch, tuân thủ 100% quy định.	Mập mờ, dễ vi phạm pháp luật, rủi ro cao.
Tính ổn định	Rất cao, được pháp luật bảo vệ, không phụ thuộc chính sách biên giới.	Không ổn định, dễ bị tắc biên, ngưng trệ.
Chứng từ	Đầy đủ (Hợp đồng, Invoice, Packing List, C/O, Tờ khai Hải quan).	Thường thiếu hoặc không có.
Thuế & Phí	Rõ ràng, nộp đầy đủ Thuế NK, VAT. Được hoàn thuế VAT.	Chi phí ban đầu có thể thấp nhưng dễ bị truy thu, phạt nặng.
Giới hạn	Không giới hạn số lượng, giá trị lô hàng.	Bị giới hạn về số lượng và giá trị.
Uy tín	Xây dựng uy tín, dễ làm việc với đối tác lớn, chuỗi siêu thị.	Khó xây dựng thương hiệu, chỉ phù hợp kinh doanh nhỏ lẻ.

Vậy tại sao bạn nên ưu tiên nhập hàng Trung Quốc theo đường chính ngạch ngay từ đầu?

Kinh doanh hợp pháp, ngủ ngon giấc: Bạn có thể hoàn toàn yên tâm kinh doanh mà không lo cơ quan quản lý thị trường “gõ cửa” vì hàng hóa có đầy đủ giấy tờ, chứng minh nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.
Được hoàn thuế GTGT (VAT): Khi có hóa đơn đỏ hợp lệ, bạn sẽ được khấu trừ và hoàn lại phần thuế này, giúp giảm đáng kể chi phí thực tế cho lô hàng. Đây là một lợi ích tài chính khổng lồ.
Hưởng ưu đãi thuế từ các Hiệp định (FTA): Với Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) phù hợp, thuế nhập khẩu của bạn có thể giảm từ 10-20% xuống còn 0%. Đây là một lợi thế cạnh tranh cực lớn về giá.
Ổn định và An toàn: Không còn cảnh “đứng tim” vì tắc biên. Hàng hóa được bảo hiểm, vận chuyển chuyên nghiệp, giảm thiểu tối đa rủi ro hư hỏng, mất mát.
Xây dựng uy tín thương hiệu: Việc kinh doanh minh bạch giúp bạn dễ dàng làm việc với các đối tác lớn, chuỗi siêu thị, các tập đoàn FDI, và mở ra cơ hội xuất khẩu trong tương lai.

2. Giải Mã Bộ Giấy Tờ Nhập Khẩu Chính Ngạch: Checklist Không Thể Thiếu!

Đây là phần khiến nhiều người mới e ngại nhất, nhưng thực ra nó giống như việc bạn chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc vậy – chỉ cần đủ và đúng là được. Việc nắm rõ các loại giấy tờ nhập khẩu chính ngạch sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi tình huống. Một bộ hồ sơ cơ bản sẽ bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Là “giấy trắng mực đen” ghi rõ mọi thỏa thuận mua bán giữa bạn và nhà cung cấp về hàng hóa, giá cả, số lượng, chất lượng, điều kiện giao hàng (Incoterms), và phương thức thanh toán.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Giống như hóa đơn bán hàng thông thường, nó thể hiện chi tiết tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị của lô hàng. Đây là chứng từ cốt lõi để cơ quan hải quan có căn cứ tính thuế.
Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết lô hàng của bạn được đóng gói như thế nào, có bao nhiêu kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, kích thước mỗi kiện ra sao. Nó giúp hải quan và bạn kiểm kê hàng hóa dễ dàng.
Vận đơn (Bill of Lading – B/L hoặc Airway Bill – AWB): Là bằng chứng cho thấy đơn vị vận chuyển (hãng tàu/hãng bay) đã nhận hàng của bạn để vận chuyển. Đây là chứng từ sở hữu hàng hóa, cực kỳ quan trọng để bạn có thể nhận hàng tại cảng/sân bay.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): “Giấy khai sinh” của hàng hóa, cho biết nó được sản xuất tại quốc gia nào. Khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, việc có C/O form E sẽ là điều kiện tiên quyết để bạn được hưởng ưu đãi thuế quan theo Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA).
Tờ khai Hải quan: Đây là văn bản điện tử bạn hoặc đơn vị dịch vụ logistics khai báo toàn bộ thông tin chi tiết về lô hàng với cơ quan hải quan thông qua phần mềm chuyên dụng.
Các giấy phép chuyên ngành (Nếu có): Với các mặt hàng có điều kiện như mỹ phẩm (cần Phiếu công bố), thực phẩm chức năng (cần Giấy công bố), thiết bị y tế, hóa chất… bạn sẽ cần xin thêm các loại giấy phép đặc thù này trước khi nhập hàng.

Nghe có vẻ nhiều, nhưng khi bạn hợp tác với một đơn vị logistics uy tín, họ sẽ hướng dẫn và hỗ trợ bạn chuẩn bị bộ hồ sơ này một cách đầy đủ và chính xác nhất.

3. Bản Đồ Chi Tiết Quy Trình Nhập Hàng Trung Quốc Chính Ngạch Qua 8 Bước

Giờ thì hãy cùng xem hành trình một lô hàng từ xưởng sản xuất ở Trung Quốc về đến kho của bạn sẽ diễn ra như thế nào nhé! Nắm vững cách nhập hàng chính ngạch này, bạn sẽ không còn cảm thấy bỡ ngỡ.

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và Chính sách mặt hàng
Trước khi order hàng Trung Quốc, bạn cần làm bài tập về nhà:
- Kiểm tra chính sách: Mặt hàng bạn định nhập có thuộc diện cấm, hạn chế hay cần giấy phép chuyên ngành không?
- Tra cứu Mã HS (HS Code): Mỗi sản phẩm có một mã HS riêng. Mã này quyết định thuế suất nhập khẩu, thuế VAT và các chính sách quản lý đi kèm.
Bước 2: Tìm nhà cung cấp uy tín và Ký hợp đồng
Bạn có thể tìm nguồn hàng trên các trang thương mại điện tử lớn như 1688.com, Alibaba, Tmall… Sau khi đã “chấm” được nhà cung cấp uy tín, hãy tiến hành đàm phán các điều khoản và ký kết Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) để bảo vệ quyền lợi của mình.
Bước 3: Thực hiện thanh toán và Chuẩn bị hàng hóa
Thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo thỏa thuận (thường là đặt cọc trước và thanh toán phần còn lại sau). Nhà cung cấp sẽ tiến hành sản xuất và đóng gói hàng hóa theo đúng yêu cầu trong hợp đồng.
Bước 4: Thuê đơn vị vận chuyển và Làm thủ tục xuất khẩu
Bạn sẽ làm việc với một công ty logistics để họ sắp xếp phương tiện vận chuyển (tàu biển, máy bay, xe tải) và thay bạn lo các thủ tục xuất khẩu tại đầu Trung Quốc.
Bước 5: Khai báo Hải quan điện tử tại Việt Nam
Khi hàng sắp về đến cảng/sân bay Việt Nam, bạn hoặc đơn vị dịch vụ sẽ tiến hành truyền tờ khai hải quan điện tử lên hệ thống VNACCS/VCIS. Hệ thống sẽ tự động phân luồng:
- Luồng Xanh: “Đèn xanh”, được thông quan ngay, miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.
- Luồng Vàng: “Đèn vàng”, Hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy của bạn.
- Luồng Đỏ: “Đèn đỏ”, Hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bước 6: Nộp thuế và các loại phí theo quy định
Dựa trên thông tin trên tờ khai, bạn có nghĩa vụ nộp đầy đủ các loại thuế, phí vào ngân sách nhà nước, bao gồm: Thuế nhập khẩu, Thuế VAT, và các lệ phí khác.
Bước 7: Làm thủ tục thông quan và Vận chuyển hàng về kho
Sau khi hồ sơ được duyệt và thuế đã được nộp, tờ khai sẽ được thông quan. Lúc này, bạn có thể tiến hành các thủ tục để kéo hàng ra khỏi cảng/sân bay và vận chuyển về kho của mình.
Bước 8: Hoàn tất hồ sơ và thực hiện khấu trừ thuế
Tập hợp toàn bộ chứng từ (tờ khai đã thông quan, hóa đơn, biên lai nộp thuế) để lưu trữ, hạch toán kế toán và làm thủ tục hoàn thuế VAT theo quy định.

4. Bóc Tách Chi Phí Nhập Hàng 1688 Chính Ngạch: Ngân Sách Cần Chuẩn Bị Là Bao Nhiêu?

Để có một kế hoạch tài chính hiệu quả, bạn cần nắm rõ các khoản chi phí chính khi nhập hàng 1688 chính ngạch. Tổng chi phí của một lô hàng sẽ bao gồm 3 nhóm chính:

1. Trị giá hàng hóa: Là số tiền bạn trả cho nhà cung cấp tại Trung Quốc theo hóa đơn.

2. Thuế và Lệ phí nộp cho Nhà nước:

Thuế nhập khẩu: (Trị giá tính thuế) x (Thuế suất %). Thuế suất phụ thuộc vào mã HS và việc có C/O ưu đãi hay không.
Thuế Giá trị gia tăng (VAT): [(Trị giá tính thuế) + (Thuế nhập khẩu)] x (Thuế suất VAT %). Thường là 5-10% tùy mặt hàng.
Lệ phí Hải quan: Một khoản phí cố định nhỏ cho việc xử lý tờ khai.
Phí kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Chi phí cho việc kiểm dịch, kiểm định, công bố hợp quy…

3. Chi phí Logistics (vận chuyển và thủ tục):

Cước vận chuyển quốc tế (Freight): Chi phí vận chuyển từ cảng/sân bay Trung Quốc về Việt Nam.
Phí địa phương tại cảng/sân bay (Local Charges): Các loại phí như phí xếp dỡ (THC), phí chứng từ (Docs fee), phí cân bằng container (CIC)…
Phí vận chuyển nội địa: Chi phí xe tải/container chở hàng từ cảng/sân bay về kho của bạn.
Phí dịch vụ hải quan và các thủ tục khác: Nếu bạn thuê một công ty logistics, đây là phí dịch vụ họ tính cho việc thực hiện toàn bộ quy trình trên.

5. Những Lưu Ý “Vàng” & Các Mặt Hàng “Đèn Đỏ” Khi Vận Chuyển Chính Ngạch

Tránh rủi ro không đáng có để hành trình kinh doanh của bạn luôn suôn sẻ và bền vững.

Những lưu ý “vàng” cần ghi nhớ:

Tìm hiểu kỹ trước khi làm: Luôn kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi quyết định nhập. Đừng để đến lúc hàng về đến cảng mới phát hiện ra cần giấy phép.
Mua bảo hiểm cho lô hàng: Đừng tiếc một khoản phí nhỏ để mua bảo hiểm, đặc biệt với hàng giá trị cao. Nó sẽ là “phao cứu sinh” bảo vệ bạn khỏi những rủi ro mất mát, hư hỏng không đáng có.
Chọn đối tác Logistics uy tín: Đây là yếu tố quan trọng bậc nhất quyết định sự thành công của lô hàng. Một đối tác có kinh nghiệm sẽ là người dẫn đường tin cậy, giúp bạn tránh được những sai sót và tối ưu chi phí.

Danh sách các mặt hàng “đèn đỏ” cần cẩn trọng:

Hàng giả, hàng nhái, vi phạm bản quyền: Tuyệt đối không nhập khẩu chính ngạch các mặt hàng này. Rủi ro bị tịch thu, tiêu hủy và xử phạt là 100%.
Thực phẩm tươi sống, đông lạnh: Yêu cầu thủ tục kiểm dịch động/thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm cực kỳ nghiêm ngặt và tốn thời gian.
Mỹ phẩm không có giấy công bố: Bắt buộc phải làm thủ tục công bố sản phẩm mỹ phẩm tại Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế trước khi nhập khẩu.
Hàng hóa nguy hiểm, dễ cháy nổ: Pin lithium, hóa chất, bình gas… yêu cầu giấy phép vận chuyển đặc biệt và điều kiện bảo quản khắt khe.
Hàng hóa thuộc danh mục cấm của pháp luật: Vũ khí, pháo nổ, văn hóa phẩm đồi trụy, sản phẩm công nghệ đã qua sử dụng thuộc danh mục cấm…

Hành Trình Vạn Dặm Bắt Đầu Từ Một Bước Chân – Hãy Để BachhoLogistics Đồng Hành

Đọc đến đây, có thể bạn sẽ cảm thấy quy trình này khá nhiều bước và giấy tờ, đặc biệt với những người mới bắt đầu. Bạn băn khoăn không biết tìm nhà cung cấp uy tín ở đâu trên 1688.com, làm sao để thương lượng được giá tốt, làm thế nào để kiểm tra hàng hóa tận Trung Quốc, rồi thủ tục hải quan phức tạp phải xử lý ra sao?

Đó chính là lúc bạn cần một người bạn đồng hành đáng tin cậy.

Tại BachhoLogistics, chúng tôi hiểu rõ những khó khăn đó. Chúng tôi không chỉ đơn thuần là một đơn vị vận chuyển, mà còn là đối tác chiến lược giúp bạn đơn giản hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình nhập hàng. Dù đơn hàng của bạn chỉ từ 5kg hay lên tới hàng container, chúng tôi đều sẵn sàng hỗ trợ bằng sự tận tâm và chuyên nghiệp nhất.

BachhoLogistics sẽ thay bạn làm gì?

Lo liệu toàn bộ quy trình một cách chuyên nghiệp: Bạn muốn nhập hàng 1688 chính ngạch? Chúng tôi sẽ thay bạn quản lý toàn bộ quy trình, từ khâu tìm nguồn hàng đến khi hàng về tận kho, đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ 100% quy định.
Tìm nguồn hàng chất lượng: Đội ngũ của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tìm đúng sản phẩm chính hãng, chất lượng trên các sàn Taobao, Tmall, và đặc biệt là các xưởng uy tín trên 1688.com.
Thương lượng giá tốt nhất: Với kinh nghiệm và lợi thế khi làm việc với số lượng lớn, chúng tôi sẽ giúp bạn thương lượng để có được mức giá tốt nhất từ nhà cung cấp.
Kiểm đếm tại nguồn: Đội ngũ của BachhoLogistics tại kho Trung Quốc sẽ kiểm đếm kỹ lưỡng số lượng, màu sắc, mẫu mã trước khi hàng được đóng gói vận chuyển, giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót.
Giao dịch an toàn, minh bạch: Chúng tôi sẽ đứng ra thực hiện thanh toán với nhà cung cấp, đảm bảo mọi giao dịch đều rõ ràng, an toàn và bảo vệ quyền lợi tài chính cho bạn.
Vận chuyển siêu tốc, ổn định: Cam kết thời gian vận chuyển nhanh chóng, hàng hóa về đến Việt Nam an toàn chỉ sau 3-5 ngày.
Minh bạch giấy tờ, hóa đơn: Chúng tôi đảm bảo cung cấp đầy đủ hóa đơn VAT và các chứng từ hải quan cần thiết để bạn hoàn tất thủ tục kế toán, khấu trừ thuế và chứng minh tính hợp pháp của lô hàng.

Con đường kinh doanh chính ngạch là con đường bền vững và thông minh nhất. Nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu hành trình của mình một cách vững chắc và thuận lợi, hãy để BachhoLogistics được trở thành người đồng hành đáng tin cậy của bạn.