Hướng dẫn tự làm thủ tục hải quan khi nhập hàng Trung Quốc
Phần 1: Có nên tự làm thủ tục hải quan không?
Tự làm thủ tục hải quan có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí và kiểm soát tốt hơn quá trình nhập hàng. Tuy nhiên, bạn cần hiểu rõ quy trình, chuẩn bị đúng hồ sơ và biết cách xử lý các tình huống phát sinh. Nếu bạn là:
- Doanh nghiệp có pháp nhân, mã số thuế
- Thường xuyên nhập khẩu số lượng lớn
- Muốn tiết kiệm phí dịch vụ và chủ động về chứng từ
→ Hoàn toàn có thể tự khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS.
Phần 2: Hồ sơ cần chuẩn bị khi nhập khẩu chính ngạch
1. Bộ chứng từ mua bán hàng hóa:
- Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill nếu có)
2. Chứng từ hải quan – xuất xứ:
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) – thường là Form E
- Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt)
3. Các giấy tờ bổ sung nếu cần:
- Giấy chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (đối với thực phẩm, điện tử…)
- Catalogue mô tả hàng hóa (để cán bộ hải quan tham khảo)
Phần 3: Quy trình tự khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS
Bước 1: Cài đặt phần mềm khai hải quan
- Cài phần mềm ECUS5-VNACCS hoặc sử dụng phần mềm được hải quan chấp nhận
Bước 2: Khai báo thông tin tờ khai
- Nhập các thông tin cơ bản: tên đơn vị nhập khẩu, mã HS code, trị giá hàng hóa, loại hình nhập khẩu (A11 – kinh doanh, A12 – ủy thác…)
- Khai đúng mã HS code để xác định mức thuế
Bước 3: Gửi tờ khai điện tử và nhận phân luồng
- Luồng xanh: thông quan ngay không kiểm tra
- Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy
- Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng hóa
Bước 4: Nộp thuế nhập khẩu và VAT
- Dựa vào thông tin tờ khai và biểu thuế
- Thanh toán qua tài khoản ngân hàng liên kết với Tổng cục Hải quan
Bước 5: Thông quan và nhận hàng
- Xuất trình hồ sơ gốc nếu cần
- Nhận hàng tại kho CFS hoặc cửa khẩu/quầy trả hàng
Phần 4: Những sai sót thường gặp khi tự khai hải quan
- Sai mã HS code: Dẫn đến sai mức thuế, bị phạt.
- Thiếu chứng từ hợp lệ: Không có CO → bị tính thuế cao hơn.
- Khai sai trị giá: Bị nghi gian lận thương mại.
- Không theo dõi phân luồng: Bỏ sót thông báo khiến hàng bị lưu kho.
Phần 5: Gợi ý cho người mới
- Làm thử lô hàng nhỏ trước
- Tham khảo trước tại chi cục hải quan nơi bạn sẽ thông quan
- Có thể thuê dịch vụ khai thuê hải quan cho lần đầu để học hỏi quy trình
Phần 6: Tài liệu và công cụ hỗ trợ
- Website: www.customs.gov.vn – tra cứu biểu thuế, văn bản
- Cổng thông tin VNACCS: https://vnsw.gov.vn
- File excel tính thuế nhập khẩu (có sẵn mẫu từ cộng đồng logistics)
Phần 7: Kết luận
Tự làm thủ tục hải quan không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và hiểu đúng quy trình. Sau 1–2 lần thử, bạn sẽ thấy đây là một kỹ năng cực kỳ hữu ích để giảm chi phí và chủ động hơn trong vận hành nhập hàng. Khi kết hợp cùng đơn vị vận chuyển uy tín, bạn có thể kiểm soát gần như toàn bộ chuỗi cung ứng một cách tối ưu.